Υπογράφεται μετά τις σχετικές εγκρίσεις από τα αρμόδια όργανα η «Προγραμματική σύμβαση μεταξύ της Κοβενταρείου Βιβλιοθήκης και της Εθνικής Βιβλιοθήκη Ελλάδος.
Η σύμβαση περιλαμβάνει τη δημιουργία Γραφείου Πρότυπης Τεκμηρίωσης στην ΚΔΒΚ. Η ανάγκη δημιουργίας του «Γραφείου Πρότυπης Τεκμηρίωσης» προκύπτει από το μεγάλο όγκο τεκμηρίων που διαθέτει η ΚΔΒΚ στις συλλογές της, με ορισμένα εξ αυτών να αποτελούν θησαυρούς Εθνικής Εμβέλειας που δυνητικά θα μπορούσαν να αποτελέσουν μέρος ενός Καταλόγου Εθνικών Θησαυρών Βιβλιοθηκών , την ανάγκη βελτιστοποίησης της διαφύλαξης και αξιοποίησης των θησαυρών μέσα από την εφαρμογή διεθνών πρακτικών και προτύπων , την ιδιοτυπία της ιστορικής συλλογής, η οποία συνιστά μοναδικά συνεχή και συμμετοχική πνευματική διεργασία στον Ελληνικό χώρο από την ίδρυση της πόλης της Κοζάνης μέχρι σήμερα. Αυτή αναφέρεται στον πρώτο σύγχρονο “εθνικό σχεδιασμό” με τη μορφή του Νεοελληνικού Διαφωτισμού.
Το Γραφείο Πρότυπης Τεκμηρίωσης θα εξυπηρετεί:
- Στην προτυποποίηση των συλλογών της ΚΔΒΚ και τεκμηρίωση τους σύμφωνα με τα πρότυπα που ακολουθεί ή και αναπτύσσει η .
- Τον διαμοιρασμό των μεταδεδομένων με εθνικούς (ΕΒΕ) και διεθνείς φορείς (EUROPEANA ) και τους αντίστοιχους εθνικούς και διεθνείς ηλεκτρονικούς καταλόγους ή/και διαδικτυακές πλατφόρμες προώθησης του πολιτιστικού πλούτου για την περαιτέρω προβολή των θησαυρών της συλλογής και της διασύνδεσης με άλλες σχετικές και αντάξιου κύρους.
- Την ανάπτυξη πρότυπης μεθοδολογίας στη διασύνδεση της πληροφορίας που παράγεται με την επεξεργασία των συλλογών (μεταδεδομένα) με τη χρήση αυτών για την προβολή και προώθηση των θησαυρών εθνικής εμβέλειας με την χρήση διαφόρων αφηγηματικών μέσων (πχ. θεματικές ενότητες, photo galleries, αναρτήσεις σε ιστολόγια, βίντεο, δρώμενα κ.λπ.). Αυτή θα πραγματοποιείται έπειτα από συνεργασία και με την επίβλεψη της ΕΒΕ.
- την παραγωγή καλών πρακτικών και εγχειριδίων για την αποτελεσματική διαχείριση των αναγκών και των απαιτήσεων περιγραφής/ παραγωγής μεταδεδομένων συγκεκριμένων κατηγοριών υλικού (πχ. χειρόγραφα, χάρτες, φωτογραφίες κ.λ.π) με τη συνεργασία και με την επίβλεψη της ΕΒΕ.
Η οργάνωση και λειτουργία του Γραφείου Πρότυπης Τεκμηρίωσης στην ΚΔΒΚ με τη συνεργασία και την υποστήριξη της ΕΒΕ προτείνεται να υλοποιηθεί μέσω της σύναψης Προγραμματικής Σύμβασης με ορίζοντα υλοποίησης δύο (2) έτη από την υπογραφή της και 4 βασικές δράσεις.
- Προτυποποίηση συλλογών της ΚΔΒΚ
Οι συλλογές χειρογράφων (περί τα 419), των παλαιτύπων (12.000-15.000) και κειμηλίων (πίνακες, εικόνες, αρχαιολογικού ενδιαφέροντος τεκμήρια, συλλογή χαρτών) της ΚΔΒΚ, οι οποίες χρήζουν τεκμηρίωσης και μπορούν να αποτελέσουν ιδιαίτερο πεδίο παραγωγής και ανάπτυξης μεταδεδομένων. Επίσης, το αρχείο της ΚΔΒΚ που συμπεριλαμβάνει μεγάλο όγκο λυτών εγγράφων, συλλογών των ΓΑΚ και εγγράφων ιστορικού-εκκλησιαστικού ενδιαφέροντος. Τέλος, τα οθωμανικά έγγραφα και χειρόγραφα, τα οποία έχουν τεκμηριωθεί σε βασικό επίπεδο.
- Απόδοση μεταδεδομένων
Οι τεκμηριωμένες συλλογές της ΚΔΒΚ θα διατεθούν στην ΕΒΕ για την περαιτέρω ενσωμάτωσή τους στην πολιτική διάθεσης μεταδεδομένων και τεκμηρίων της στο πλαίσιο των σκοπών λειτουργίας της Europeana και ομοειδών οργανισμών και φορέων διαχείρισης πολιτιστικού περιεχομένου. Ιδιαίτερο αντικείμενο αποτελεί η επιλογή τεκμηρίων με γνώμονα τη σημασία τους ή τη συνάφεια με εξειδικευμένα λογισμικά Προγράμματα.
- Ανάπτυξη πρότυπης μεθοδολογίας διασύνδεσης του σταδίου επεξεργασίας – τεκμηρίωσης των συλλογών με τη χρήση νέων αφηγηματικών εφαρμογών
Λόγω της ιδιαίτερης φύσης κάθε βιβλιοθήκης (όπως και των δύο μερών), οι πολιτικές συλλογής και διάθεσης των μεταδεδομένων χρήζουν προσαρμογής και ευέλικτης εξειδίκευσης για τις στοχεύσεις κάθε ιδρύματος. Ειδική μέριμνα θα δοθεί στην από κοινού υιοθέτηση πρακτικών και πολιτικών στη διαχείριση και διάθεση των ψηφιακών αντιγράφων των συλλογών σε ερευνητές και άλλα ιδρύματα/φορείς. Ζητούμενο είναι η δημιουργία μεθοδολογίας της οποίας θα μπορεί να κάνει χρήση κάθε βιβλιοθήκη για την βέλτιστη αποτύπωση κριτηρίων επιλογής τεκμηρίων (σε ψηφιακή και απτή μορφή) και την βέλτιστη χρήση υπαρχόντων προτύπων τεκμηρίωσης με στόχο την δημιουργία νοηματικού αφηγήματος για το σύνολο ή μέρος των συλλογών της.
Ειδικότερα, θα διαμορφωθούν πρακτικές και οδηγίες για τον τρόπο χρήσης των μεταδεδομένων για την ανάπτυξη αφηγηματικών εφαρμογών όπως είναι το storytelling, έκθεση, ψηφιακή έκθεση, αλλά και η αξιοποίηση μέσων όπως είναι το βίντεο, εικόνα, ήχος ή και κάθε είδους δρώμενο. Θα αναπτυχθούν εξειδικευμένα κριτήρια επιλογής υλικού προκειμένου αυτά να οδηγούν στην οργάνωση θεματικών ενοτήτων αξιοποιήσιμων για την διαμόρφωση αφηγημάτων.
- Δημιουργία κοινού ηλεκτρονικού καταλόγου μεταξύ ΚΔΒΚ και ΕΒΕ
Η ολοκλήρωση όλων των προηγούμενων θα φέρει ως επιστέγασμα την ένταξη των μεταδεδομένων των συλλογών σε ενιαίο ηλεκτρονικό Συλλογικό Κατάλογο. Αυτό θα σημαίνει και τη διασύνδεση των συστημάτων, αλλά και υιοθέτηση κοινών εργαλείων σε επίπεδο software και ενδεχομένως και hardware. Επίσης, προϋποθέτει την από κοινού υιοθέτηση κοινών πρακτικών και πολιτικών σε επίπεδο τεκμηρίωσης και διαχείρισης της αναγκαίας πληροφορίας.
